Retningslinjer økonomi

Gode interne rutiner for økonomistyring er viktig for en sunn økonomi i idrettslaget. Det er styrets plikt å sørge for oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene.

Følgende generelle retningslinjer gjelder:

  1. Hvert lag plikter ha en kasserer/økonomiansvarlig

  2. Kasserer/økonomiansvarlig plikter å gjøre seg kjent med klubbens økonomiske retningslinjer

  3. Oppbygging av omfattende lagkasser er i henhold til NIF`s retningslinjer ikke lov. Lagkasser kan derfor kun opprettes og benyttes for innbetalinger til små private arrangementer, gaver etc. Det anbefales at lagene fører egne prosjektregnskap.

  4. All økonomi skal bokføres i klubbens regnskap.

  5. Det anbefales minst mulig kontanthåndtering og at bilag tilsendes klubben omgående.

Tilskudd fra klubb

  • Alle lag i barnefotballen får årlig godskrevet NOK 150 per spiller til deltakelse i cuper.
  • I ungdomsfotballen faller cuptilskuddet fra, men klubben dekker årlig deltakelse i Norway Cup eller lignende. Eventuelle deltagerkort dekkes ikke av klubben.
  • Tilskudd fra klubb oppføres som en del av regnskapet til lagenes dugnadskasser (se nedenfor)

Dugnadskasse

I stedet for lagkasser (ifølge NIF`s lov ikke tillatt) har styret besluttet at hvert lag har en egen dugnadskasse som inngår i det totale regnskapet for Kolbotn fotball kvinner. Dugnadskassen viser det hvert enkelt lag har skaffet av alle registrerte inntekter via eksempelvis dugnader og sponsorer. Daglig leder har ansvar for at dugnadskassene er oppdatert. Det bør kontinuerlig føres et skyggeregnskap av lagets kasserer/økonomiansvarlig.

Retningslinjer for dugnadskasse:

  • Lagenes dugnadskasser inngår som en del av kontobeholdningen til Kolbotn IL fotball kvinner
  • Alle lagenes inntekter og utgifter skal registreres og dokumenteres av kasserer og deretter sendes daglig leder
  • Kolbotn IL kan ikke utbetale penger uten bilag og dokumentasjon
  • Inntekter fra sponsorer og dugnader MÅ benyttes av lagene i løpet av inneværende eller påfølgende år.
  • Midler i dugnadskassene som ikke benyttes innen inneværende eller påfølgende år inngår i Kolbotn fotball kvinners årlige sluttregnskap.

Rutiner ved utlegg som skal dekkes av dugnadskassen:

  • Utlegger fyller ut utleggsskjema som finnes på kolbotnkvinnefotball.no
  • Utlegger sender signert (av utlegger og kasserer) utleggskjema + kvittering til daglig leder
  • Daglig leder sjekker beholdning på lagets dugnadskasse
  • Daglig leder attesterer og leverer dokumenter til regnskapsavdelingen
  • Regnskapsavdelingen betaler ut til utlegger
  • Daglig leder registrerer utgiften i lagsregnskapet
  • Kasserer registrerer utgiften i eget skyggeregnskap

Rutine ved faktura som skal dekkes av dugnadskassen:

  • Utlegger faktura til daglig leder + kommentar til formål
  • Daglig leder sjekker beholdning på lagets dugnadskasse
  • Daglig leder attesterer og leverer faktura til regnskapsavdelingen
  • Regnskapsavdelingen betaler ut til utlegger
  • Daglig leder registrerer utgiften i lagsregnskapet
  • Kasserer registrerer utgiften i eget skyggeregnskap

Rutine ved innbetalinger/sponsorer som skal godskrives lagets dugnadskasse:

  • Kasserer sender informasjon om sponsor og beløp til daglig leder
  • Daglig leder registrerer inntekt i lagets dugnadskasse
  • Daglig leder gir regnskapsansvarlig beskjed om å fakturere sponsor
  • Kasserer registrerer inntekten i eget skyggeregnskap
  • Daglig leder følger opp eventuelle utestående beløp hos sponsor
  • Midlene for sponsorer er til fri disposisjon i inneværende og påfølgende år.

Rutine ved innbetalinger ved klubbdugnader

  • Lag som jobber full dugnad på Valhall Cup blir godskrevet 10 000 kr
  • Daglig leder registrerer inntekten i lagets dugnadskasse
  • Kasserer registrerer inntekten i eget skyggeregnskap
  • Midlene for dugnader er til fri disposisjon i inneværende og påfølgende år.

Rutine ved avlønning av A-lagsspillere for trenerjobb ved yngre lag gjennom dugnadskassen

  • Spiller fyller ut skjema for «Timeliste» (ligger på hjemmesiden)
  • Spiller og trener/lagleder for laget signerer skjemaet
  • Skjema sendes daglig leder
  • Skjema signerer skjema og leverer til økonomi/regnskap
  • Daglig leder registrerer utbetalingen i dugnadskassen
  • Økonomi/regnskap utbetaler lønn til spiller ved lønningsdag første 15.